为了规范学校内部管理流程，明确学校内部项目实施的具体流程、责任主体和操作规范，防范和减少管理风险，提升学校项目管理的效率和质量，确保学校项目实施工作有序进行。经过深入研究和广泛征求意见，特制定本管理办法。

一、项目的定义

本办法之项目是指，由本部门负责组织、建设统筹的实验实训平台项目，以及由本部门管理的其他项目，按照本办法进行管理。

二、项目实施各成员职责

1．项目具体负责人：是申报立项项目的系主任（专业负责人），为该项目的主要负责人，对项目整体进行详细设计，包括项目的具体目标、技术方案、设备选型、资源需求等。全程为项目实施提供详细的指导，确保项目的功能和性能达到设计要求。

2．参与项目建设成员：是指参与实验实训室设计（含软硬件设备和技术集成、实验实训室布局和专业文化展示设计）的系主任（专业负责人），或者是讲师及以上职称的其他相关老师。

3．项目技术负责人：项目通过立项后由领导小组办公室（信息与设备管理处）安排负责跟进项目建设的技术人员。根据项目的设备设计问题、可施工性问题、协调问题等提出意见。负责项目建设过程的施工检查、并监督纠正措施，指出不合格的原因。

4．项目联络人：项目组成员中指定一位人员，代表项目组与合作单位沟通项目实施的相关事务，做好来往函件及重要讨论书面记录，监督落实项目实施进度，并定期向领导小组办公室反馈项目实施情况。

5．供应承建商：与广东培正学院签订合同，负责货物供应、项目实施交付的承建商。

6．涉及部门：实施过程须遵守广东培正学院相关规定、要求、规范的相关职能部门。

三、项目实施管理流程

1、提交请购申请，完成招投标和合同签订

根据立项书的目标达成要求，项目负责人和技术负责人需对项目进行详细设计，提供项目的技术方案、设备参数清单等，完成对项目所需的材料、设备和服务进行招标，配合采购部门选择供应承建商并签订合同，明确实施内容和工作职责。合同签订完成后，项目负责人、项目技术负责人和其他相关人员需参加采购部门牵头组织的实施对接会议后方可进行实施。

严格按先签合同再施工的程序执行，如出现确需同步开展工作等情况，需提前打报告申请延期签合同流程报批。

2、制定项目执行时间计划 ，明确人员分工

合同签订后，要求合作单位做出详细的施工计划，这个计划必须要明确工作任务、各任务负责人、任务的开始和结束时间。在计划制定时，要尽可能地把任务细分，任务的先后关系定好。每位项目参与人员，要了解项目进度计划，在分解项目任务时，尽量细一些，对每一项任务的跟进，要放到具体人身上落实。确保分工到人、留好联系方式。

3、优化作业流程，确定工作标准

项目启动会上要明确要求，项目组成员要了解该项目所需达到的效果，项目团队成员之间的工作流程互相要清楚，协作要顺畅高效。按照项目建设实施情况，需做好实验（训）室档案资料建设，资料主要包含项目实施对接表、项目实施进度表、施工图纸、工程进展内容和时间记录表、实验（训）室项目建设工作表等（详见附件）。校方与供应承建商的往来公函信息需用正式书面形式进行商洽或询问。学校内部部门间的沟通，无论是通过微信、QQ沟通，都要注意截图保留并打印汇总存档。

4、项目成员的沟通

项目负责人要定期召开项目进度会，各项目成员汇报进展情况，做好会议记录并签名。项目负责人要及时掌握所有实际情况，保证各项任务按截止时间完成，信息要顺畅公开透明。

5、定期检查项目

如在预算中没有列明，但在项目建设过程中确实需要变更“或者增加”，必须先经实验实训平台立项与建设领导小组审核通过后才能进行。如果存在问题或者项目进度不顺利，要尽快找相关负责人沟通并向领导汇报，项目中需解决的事务，要做备忘录，将问题或讨论决定记录下来。

6、项目的初步验收在项目施工完成后，对项目进行初步验收，确保项目的质量、功能和性能符合设计和合同要求。在这个阶段，需要合作单位编制项目验收报告，组织验收评审。根据施工方提交的验收文档，由项目负责人和项目技术负责人对项目进行初步验收。项目达到预期效果后由项目使用部门向实验实训平台领导小组办公室（办公室设在信息与设备管理处）提出验收和结项申请。

四、项目实施管理工作流程图

图1  工作流程图

本管理办法将于2024年7月12日试行，请各相关单位按文件要求做好管理工作。如有任何关于本管理办法的疑问或建议，请及时与信息与设备管理处联系。

附件1：广东培正学院项目实施工作对接表

附件2：项目施工进度表

附件3：工程进展内容和时间记录表

附件4：实验室项目建设工作表

附件5：项目联系函

附件6：实验实训平台项目文件往来登记表

附件7：实验实训平台项目建设验收工作流程